Hírlevél küldés hatékonyan és jogszerűen.

Forrás: László Gábor programozási vezető

Dátum: 2006-11-03

A honlapkészítés során gyakran halljuk az Internet marketing tanácsadó szájából: a hírlevél feliratkozás elengedhetetlen, a hírlevél küldés nagyon fontos marketing elem! Sok weboldalon van hírlevél feliratkozási lehetőség. Mi áll ezek mögött a kis ablakocskák mögött? Egy hírlevélküldő rendszer. Milyen a jó hírlevélküldő szoftver, és milyen a rossz? Cikkünkből kiderül.

Honlapkészítés, online marketing tanácsadás? Kérje ajánlatunkat itt!

E-mail marketing szolgáltatásunk igénybevételéhez kérje ajánlatunkat itt!

Mi az a hírlevélküldő rendszer?

Először is nézzük meg, hogy mit is jelent maga a kifejezés: hírlevélrendszer. A hírleveleket valószínűleg már ismerjük, bizonyára néhányra jelenleg is fel vagyunk iratkozva. A rendszer jelenti azt, hogy egy hírleveleket tömegesen kezelni tudó programról van szó.

De mitől is jó egy hírlevél rendszer? Magyarországon már több cég is hírdeti, hogy hírlevél rendszerüket használva egy hatékony marketing eszközt kapunk a kezünkbe. A legtöbben azzal érvelnek, hogy a másik rendszerekhez képest olcsó hírlevélküldő rendszert szolgáltatnak. De elgondolkodtunk már azon, hogy mitől is lehet olcsó egy ilyen alkalmazás?

Hírlevél küldő szoftverünkről ide kattintva olvashat!

Mitől olcsó egy hírlevélküldő rendszer?

A válasz valószínűleg abban rejlik, hogy a megadott rendszer nem tartalmazza az alapvető funkciók némelyikét, természetesen a kényelmi funkciók egyikét sem, és emiatt használni egy rémálom.

Gondoljuk el azt az esetet, amikor egy hírlevelünkre feliratkozott ügyfelünk, azzal a kéréssel fordul hozzánk, hogy le szeretne íratkozni listánkról, de nem találja a "Leiratkozom erről a hírlevélről" linket.

Egy olcsó és igénytelen rendszerben már ez a feladat is kihívás. Ebben a rendszerben valószínűleg a feliratkozók kezelése annyiban mutatkozik meg, hogy találunk egy "Hírlevélre feliratkozók" menüpontot, amire kattintva bejön a feliratkozottak e-mail címeinek listája. Tegyük fel, hogy még található egy "Következő oldal" illetve "Előző oldal" link. A példában azt is feltételezzük, hogy már több ezres listánk van. A cím, amit keresünk "o_pelda@email.hu". Ebben a rendszerben ennek az e-mail címnek a kikeresése nagyon sok időt vesz igénybe, ugyanis végig kell lapoznunk az összes oldalon, és amikor végre valahára megjelenik a kívánt e-mail cím, csak akkor tudjuk törölni...

De lehet, hogy kedves ügyfelünk azért nem találta meg a "Leiratkozás a hírlevélről" linket hírlevelünkben, mert az nincs is megjelenítve a hírleveleink alján, sőt, ha nincs megjelenítve, feltételezhető, hogy a rendszer ezt a funkciót nem is tudja ellátni. Ez pedig azt vonja maga után, hogy a rendszerünk illegális, ugyanis nem adtuk meg a lehetőséget a felhasználónak, hogy leiratkozhasson. Innentől kezdve a küldeményünk nem hírlevélnek, hanem SPAM-nek minősül, és az ilyen jellegű levelek kiküldéséért kerültek már börtönbe a kiküldők.

A hírlevél küldő rendszerek hibái

Az olcsó rendszerek tulajdonságai közé sorolható még általában, hogy mindössze egyszerű szöveges e-mail továbbítására alkalmasak. Ez annyit tesz, hogy vastag, dőlt, aláhúzott betűt, linkelt szöveget, képet nem tehetünk a promóciós levelünkbe, pedig az e-marketing fontos részét képezi a szépen megjelenített információ is.

Általában elmondható, hogy ezek a rendszerek csak egyetlen egy listát képesek kezelni. Például a nagykereskedő és kiskereskedő partnereinket nem tudjuk különválasztani, ami a kereskedelem szempontjából használhatatlanná teszi a hírlevélküldő rendszert. A másik hátrányuk lehet még (ez is nagyon általános), hogy nem használhatjuk már meglévő oldalunkról őket, és külön oldal létrehozását és ezáltal az üzemeltető céggel való egyezkedést igénylik.

Egy hírlevél rendszer alapvető funkciói

A rendszernek a legalapvetőbb funkciója, hogy fel lehet iratkozni egy hírlevél listára. Már ennek a feladatnak a megoldása is több lépésből áll, ugyanis a feliratkozásnál figyelnie kell, hogy az információk helyesen lettek e megadva, ha nem, figyelmeztetnie. Amennyiben sikerült a feliratkozási űrlapot a megadott szabályok szerint kitöltenünk, küldenie kell egy aktiváló email-t a címünkre, és azt, hogy ez megtörtént jeleznie is kell üzenet formájában. Miután megkaptuk az aktiváló emailt az abban található linkre kattintva igazoljuk email címünket, és egyben azt is, hogy ténylegesen fel akarunk iratkozni a megadott hírlevélre.

A fenti folyamatot a törvényben double-opt-in -nek nevezik. Ha valamelyik rendszer nem ez alapján működik törvénybe ütköző a használata.

A leiratkozást mindig lehetővé kell tenni, minimum a kiküldött hírlevel alján egy linket kell elhelyezni erre a célra.

Természetesen az alapfunkciókhoz sorolható még a kiküldés, amit több féle képpen szoktak megoldani: az első típusba tartoznak az olyan kiküldő rendszerek, ahol a kiküldés a nap egy bizonyos időszakában történik meg, a másik típus pedig a kérés után rögtön elkezdi a levélhalmaz továbbítását. Az utóbbinak talán annyi hátránya van, hogy meg kell várni, míg a szerver végez a kiküldéssel, de ezért cserébe azt kapjuk, hogy az email-jeink akkor mennek ki, amikor szeretnénk.

Hírlevél rendszer külső és belső kényelmi funkciókkal

Az egyik legfontosabb tulajdonsága egy kénylemi funkciókkal rendelkező hírlevélküldő rendszernek, hogy bármilyen oldalról használható. Lehet akár az egy egyszerű statikus HTML kódon alapúló, vagy egy bonyolult .NET-es CMS segítségével módosítható portál is, egy "rendes" hírlevél rendszert bele lehet szerkeszteni néhány (HTML) vagy egy darab (.NET, PHP, ... ) aloldal megszerkesztésével.

A másik fontos dolog, hogy csoportok kezelését is meg lehessen benne oldani. Így megoldani, hogy egy többnyelvű oldalról érkező feliratkozók különböző nyelvű, és számukra írodott leveleket kapjanak, vagy a kiskereskedő másik árlistát kapjon meg mint a nagykereskedő partnerünk, stb. A csoportokat kezelni is tudni kell (gondolok itt: létrehozás, módosítás, törlés), mert lehet, hogy cégen belül is alkalmazni szeretnénk a hírleveleket fontos üzenetek továbbítására, és ráadásul lehet, hogy a cégen belül is egyéb csoportokat szeretnénk létrehozni (menedzserek, programozók, ... ).

A csoportok kezelésén túl a hírlevél sablonok is fontosak lehetnek. Ez nem csak azért fontos, mert szép külsővel szeretnék átadni az információt a feliratkozóknak. Azért is, mert a belső céges, az ügyfeles, és a feliratkozásos e-mail-eknek nem biztos, hogy ugyanolyan külsőt szeretnénk adni. Természetesen ezeket a sablonokat ugyanúgy meg kell terveztetni és lekódoltatni a szolgáltató céggel, mert itt egy különálló iparról beszélünk az informatikában: email design készítés és email HTML kódolásról. Sokan nem tudják, de a levelező programjaink teljesen másképp jelenítenek meg egy email-t mint a böngésző programunk egy weboldalt, holott (elméletileg) ugyanabból tevődnek össze.

A sablonok egy másik fajtája akkor jöhet jól, ha a rendszer tartalmaz hírarchívum listát is. Ez a sablon természetesen a lista kinézetét határozza meg, a megtervezése ugyancsak szakembert igényel. Az archívumhoz az sem hiányozhat, hogy egy-egy kimenő email halmaznak meg tudjuk határozni, hogy publikus e az adott hírlevél vagy sem.

A kényelmes használathoz nélkülözhetetlenek még a szűrhetű listák is. Általában akkor jó egy kereső rendszer, ha lista szinte minden oszlopára rá lehet keresni. Jól jöhet még az oszlopok rendezhetősége csökkenő, illetve növekvő sorrendbe, és a lapozásnál az összes oldal elérhetősége. Ezekkel a fent említett példa (a leiratkozni kívánó ügyféllel) egy pillanat alatt megoldható. Ami még fontos lehet, a több soros kijelölés, mert lehet, hogy egyszerre több száz email-t kell inaktíválnunk, vagy törölnünk. Ezek a lehetőségek a jó rendszerekben minden listában megtalálhatók. Mindenhol lehet szűrni, lapozni (kényelmesen), több sort kijelölni.

Még nagyon fontos, hogyha egy hírlevél kiküldése megszakad, akkor azt tudjuk folytatni hiba esetén (sajnos az internet sűrűn találkozni a "túl terhelt szerver" fogalmával). A jó rendszerekből ez a képesség sem hiányozhat.

Összegzés, javaslatok

Jól gondoljuk meg, hogy milyen rendszert veszünk, illetve bérlünk, mert a munkaidőnk, sőt az idegállapotunk függhet ettől. Ha túl olcsó a szolgáltatás, és nincsenek feltüntetve a "csoportok kezelhetősége", "sablonok", "listában szűrés" képessségek, inkább hagyjunk is fel az ötlettel, hogy megvegyük. Az általában megbízható szolgáltatások bérelhetőek, és támogatás jár hozzájuk.

Honlapkészítés, online marketing tanácsadás? Kérje ajánlatunkat itt!

Kapcsolódó cikkek:

Az Active Mail hírlevél küldő program leírása

Ezt mi is "elkúrtuk"

A honlapkészítés pénzkidobás.

Saját honlap –hogyan fogjunk hozzá? A hatékony honlapkészítés fortélyai I. A keresőmarketing nem elég!

Saját honlap –hogyan fogjunk hozzá? A hatékony honlapkészítés fortélyai II. A Design nem elég!

Saját honlap –hogyan fogjunk hozzá? A hatékony honlapkészítés fortélyai III. A keresőmarketing és a jó design (szép honlap) nem elég!